Управљање догађајима


Под догађајима подразумевамо организоване и унапред осмишљене и најављене скупове, манифестације, приредбе и друго који имају своју временску динамику, учеснике и одређен програм по коме се одвијају. Активности у вези с њима које зовемо управљањем укључују организацију, најаву и оглашавање, праћење пријава и друге радње пре самог догађаја. Управљање догађајима, било да се организују ућиво или онлај, лакше је и једноставно путем интернета. Под догађајима подразумевамо конференције, симпозијуме, студијска путовања, посете, прославе и академије, предавања, културне свечаности, премијере, састанке, скупштине и слично. Ови алати нам помажу да закажемо догађаје, најавимо њихове програме, испитамо заинтересованост и региструјемо заинтересоване кориснике и учеснике, чак и да испитамо њихове ставове и мишљење након догађаја. Можемо да их интегришемо у већ постојеће календаре, а неке од њих и да повежемо са веб-местом на којима ћемо увек имати актуелне најаве догађаја и могућност регистрације учесника. За школе, стручна удружења, неформалне и формалне групе који се баве организацијом различитих догађаја предлажемо бесплатне веб-алате или оне који имају бесплатну верзију са довољно понуда

Записник (Minutes.io)

поставио/ла Биљана Радовић 10.06.2016. 15:08   [ Ажурирао/ла 13.06.2016. 01:18 Славица Јурић ]

Кратак опис и функционалност

Записник је мали и згодан алат који нам, у времену тимова и брзих састанка, омогућује хитру израду записника. На почетној страници овог алата налази се дугме које нас одмах води на израду новог документа, без пријављивања. Записник изгледа као лист папира са обрасцем. Брзим и лаким попуњавањем поља обрасца добићемо прегледан и исцрпан записник. Садржај обрасца обухвата: назив, време и место одржавања састанка, имена присутних особа, кратак опис и сл. Централни део записника чине теме које дефинишемо као тачку дневног реда, одлуку, завршен посао, информацију, идеју или задатак. Свакој теми можемо додати кратку белешку, задужену особу и рок за реализацију. Када завршимо, кликом на File, записник ће добити печат који означава да је званичан, попут печата који ставља службеник приликом примања и евиденције документа. Након тога записник више не можемо мењати. Следи још слање на жељене адресе кликом на дугме Send и – завршили смо. Постоје и опције за копирање документа, штампу и брисање. Искуство показује да за израду оваковог записника није потребно више од пет до десет минута. Особа којој пошаљемо записник добиће га путем електронске поште. Она га такође може штампати, или сачувати на свом диску. Постоји бесплатна и плаћена верзија овог алата. За коришћење бесплатне верзије није потребно пријављивање. У том случају паметно је послати записник и на сопствену електронску адресу, како бисмо га сачували на свом диску. Плаћена верзија даје могућност чувања записника на личном налогу, као и чување листе контаката, што олакшава касније коришћење. Алат је био бесплатан до марта 2015. године. Корисници који су пре тог датума отворили налог и даље могу могу користити све предности које данас имају корисници са претплатом.

Примена у образовању

Алат је посебно драгоцен за рад школских тимова. Након састанка тима, за свега неколико минута, унећете важне информације и закључке и доставити их директору, члановима, или неком другом, избегавајући осмишљавање, форматирање и слање класично куцаног документа.

Примери

На слици испод приказан је пример једног записника. 

https://drive.google.com/a/zajednicaucenja.edu.rs/file/d/0B5dKORh0rkSERVdrWGk0dzBqcUE/view?usp=drive_web

Упутства

Записник је једноставан алат и за увођење у његово коришћење довољна су следећа два упутства на енглеском језику:
  • Кратко упутство (1') можете видети на почетној страници алата или на Јутјуб каналу. 
  • Видео-упутство (2') на енглеском језику односи се на нешто старију верзију алата, али се руковање суштински не разликује (новија верзија је додатно поједностављена).
На слици испод приказано је радно окружење у алату Записник и основне функције.
 
https://drive.google.com/a/zajednicaucenja.edu.rs/file/d/0B5dKORh0rkSEdVZVNVBvQmRZZ2s/view?usp=drive_web

Време за састанак (Time to Meet)

поставио/ла Славица Јурић 20.02.2015. 20:23   [ ажурирано 09.02.2017. 08:23 ]

Кратак опис и функционалност

Овај веб-алат не служи за промоције, најаву или организацију састанка, него за избор правог времена који ће свим или већини учесника највише одговарати. Практично, уз помоћ овог алата менаџери, лидери, вође, координатори група, заједница, организација  лакше ће одабрати и заказати термин састанка како би он био ефикаснији. Регистрација је обавезна и након регистрације на располагању су нам тзв. секретар који персонализује нашу личну УРЛ-адресу на овом сервису путем које нас могу контактирати сарадници, чланови и други; синхронизација са неким од календара који користимо (Оутлук, Гуглов и др); покретање тј. креирање састанка који је заправо испитивање најбоље могућности за одржавање састанка.  При креирању новог састанка отвара нам се једна страница на којој уносимо тему састанка, бирамо временску зону,  име и адресу људи којима шаљемо образац, и у календару бирамо датуме и време које предлажемо за састанак. На самом дну је већ генерисана наша адреса, а имамо могућност да додамо и личну поруку коју ће сваки прималац обрасца добити. Увек се можемо вратити на образац за заказивање састанка и преуредити га, додати још позваних учесника.

Намена у образовању

У садашњем тренутку делује као далека будућност, али на овај начин би се могло одабрати најбоље време и за званичне шкослке тимове, активе, ако не за наставничко веће. У раду са ученицима, састанци прохектних тимова, секција и других ваннаставних тимова такође би се могле овако организовати, с тим што би претходно требало развити културу ученика да планирају своје време, да електронски комуницарају. 

Примери

Пробни састанак УО ЗУС-а  заказан је тако да позвани могу да бирају три термина, али је могуће да он истекне до тренутка вашег прегледа овог примера. Зато је набоље да сами опробате овај алат. 
Они који добију позив путем имејла биће доведени на страницу на којој бирају термин који им највише одговара. Алат приказује резултате избора термина и коначан састанак може да буде заказан у термину који има најбоље резултате.  

Упутства

Слика у десном бочном менију приказује радни лист при заказивању састанка.

Кликните на слику да бисте је видели у пуној величини.



Шкработина (Doodle)

поставио/ла Славица Јурић 20.02.2015. 20:23   [ ажурирано 09.02.2017. 08:28 ]

Кратак опис и функционалност

Шкработине или маргиналије овакав, помало пежоративан, назив имају вероватно зато што се брзо и лако заказује састанак/ догађај, а не зато што је то нешто маргинално и без реда и смисла. Изузетно је популаран и често се користи због брзине и лакоће заказивања, иако у бесплатној верзији има ограничења, па тако не можете позвати више од 20 корисника. То одмах значи да за озбиљне вишедневне догађаје, конференције и слично, не можете користити овај алат, али можете за састанке тимова, радних тела и других организованих група које имају мање од 20 чланова. Да бисте користили овај алат у бесплатној верзији, морате се регистровати, заказати неки догађај, макар пробно, и затим при следећем пријављивању унети код (неколико бројева) који вам сервис шаље на имејл-адресу. На свом налогу можете да подесите повезивање својих контаката са овим сервисом (Connect your address book) како би вам слање позивница било олакшано, избором, а не укуцавањем; да подесите своју приватну странице () за дигитални сусрет ваших сарадника и вас и на тај начин персонализујете своје позивнице; да закажете састанак или неки други догађај. Заказивање се одвија у четири корака. У основним информацијама наведемо наслов, опис место; у подешавањима распореда одаберемо датум у време; у подешавањима бирамо додатне могућности интеракције са позванима: да потврде долазак на различите начине, да не виде резултате и слично, али у бесплатној верзији упитници за интеракцију сведени су на пуко чекирање; на последњем кораку позивамо до 20 учесника уносећи њихове имејлове. Ограничење у броју учесника може да се надокнади слањем јавног линка позивнице путем друштвених мрежа, имејла итд. али онда немамо јасну информацију о томе ко ће се одазвати. Креиране позивнице можемо накнадно да уређујемо, бришемо, отказујемо.

Намена у образовању

Како овакав начин обавештавања може да функционише и где може да профункционише у школском животу можемо да сазнамо ако прво покушамо да позовемо колеге на састанак тима; па постепено ученике на додатан час, званице на школску приредбу, родитеље на састанак...

Пример

Промоција књиге пробно је заказана путем овог алата. Обавештења позванима стижу на имејл и кликом на линк одводе их до странице на којој потврђују своје присуство.

Упутства

На слици испод смештен је снимак екрана - радног окружења при заказивању догађаја.

Кликом на снимак екрана отворићете га у пуној величини.


Ивентбрајт (Eventbrite)

поставио/ла Вебциклопедија каталог веб-алата 20.02.2015. 20:23   [ Ажурирао/ла 05.09.2016. 23:58 Славица Јурић ]

Кратак опис и функционалност

Ивентбрајт је алат који је намењен организовању догађаја, њиховом промовисању и управљању. Омогућује креирање и дистрибуцију улазница за било какав физички или онлајн догађај. Коришћење алата је бесплатно за бесплатне догађаје, а за организацију комерцијалних догађаја потребно је платити провизију за коришћење самог алата, као и провизију од сваке продате улазнице. Наплата се може вршити преко неколико типова кредитних картица, а постоји и посебан додатак у виду мини-благајне прилагођен ајпед- рачунарима. Независно од тога да ли је догађај бесплатан или не, да ли ће се реализовати физички или виртуелно, улазнице су веома професионалног изгледа. Садрже бар-код и кју-ар код, могуће их је штампати у ПДФ формату, а преко Ивенбрајта могућа је потпуна контрола над њиховом дистрибуцијом.
Креирање догађаја одвија се кроз неколико корака кроз које води сам алат. Дате су опције за подешавање великог броја детаља и параметара, као и опције за естетско дотеривање. Алат подржава ћирилично писмо.
Након креирања, догађај постаје видљив на почетној страници Ивентбрајта, а промовисање догађаја је омогућено преко Фејсбука, Твитера или Линкдина. Уколико догађај није јаван, могуће је путем електронске поште појединачно позивати учеснике и госте. Појединачно позивање је олакшано формирањем листе контаката која се може преузети са личног Џимејл, Хотмејл или Јаху-налога.
Након креирања догађаја, власнику су доступни детаљни подаци о дистрибуцији улазница, са списком особа које су их резервисале или купиле.
Осим за креирање догађаја, власник налога може користити Ивентбрајт и за праћење догађаја других организатора, као и за резервацију и куповину улазница. Ради лакше претраге, на располагању је могућност уношења сопствене локације, на основу које ће Ивентбрајт филтрирати догађаје који се организују у близини.

Намена у образовању

Ивентбрајт можете користити за позивање и промовисање догађаја у школи: спортских манифестација, свечаности, конкурса, семинара, изложби, радионица, трибина, округлих столова и сл. На овај начин могуће је позивати јавност, или путем електронске поште уручити улазнице појединцима које видите као потенцијалне госте или учеснике, као што су стручњаци, представници школских органа, локалне заједнице, сарадници и други.

Упутства

Јутјуб нуди већи број туторијала за Ивенбрајт на енглеском језику. Постоји и видео-упутство на српском језику који је припремила наша сарадница. 

1-4 of 4